امثلة عن الايميلات في اللغة الانكليزية
تعد رسائل البريد الإلكتروني من أكثر وسائل الاتصال شيوعًا في العالم. إنها سريعة وفورية وتسمح لك بالتفاعل مع جميع أنواع الأنشطة التجارية داخل وخارج الحدود الوطنية. في العمل قبل كل شيء ، تتطلب كتابة رسائل البريد الإلكتروني الرسمية باللغة الإنجليزية بالطريقة الصحيحة مهارات معينة ، ولأنك في وضع احترافي ، من الضروري عدم ارتكاب أخطاء من أجل ترك انطباع جيد عن نفسك وشركتك.
الايميل في اللغة الإنجليزية يتكون من ستة عناصر رئيسية:
- عنوان الرسالة (محدد وواضح)
- التحية
- افتتاحية الرسالة
- موضوع الرسالة أو الجسم (يحتوي على السبب من وراء كتابة الرسالة)
- الفقرة الختامية (وفيها يتم توضيح الإجراء المطلوب call to action)
- التحية الختامية
أنماط وقوالب كتابة الايميلات في اللغة الإنكليزية
كيف تكتب التحية في بداية الايميل
في التحية يمكن استخدام العبارات التالية:
| عزيزي السيد/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول | Dear Mr |
| عزيزتي السيدة مدام/ وبعدها تذكر أسم العائلة وليس الاسم الأول | Dear Mrs |
| سيدي العزيز (لا يشترط ذكر الاسم) | Dear Sir |
| سيدتي العزيزة (لا يشترط ذكر الاسم) | Dear Madam |
| عزيزتي الأستاذة/ ثم الاسم الأول (تستخدم في حالة مخاطبة سيدة لا تعرف حالتها الاجتماعية، أي في حالة كونك لا تعرف هل هي متزوجة أم آنسة. | Dear Ms |
| إلى من يهمه الأمر (حينما تخاطب جهة مجهولة) | To whom it may concern |
| جميع الأعزاء (إذا كانت الرسالة موجه إلى أكثر من شخص) | Dear All |
بعد التحية التي تبدأ بكلمة Dear يمكنك اتباعها بعبارة تحية أخرى مثل:
Greetings
Good morning
Good afternoon
كيف تكتب افتتاحية الايميل
هي أول فقرة تأتي في الترتيب بعد عنصر التحية، وفيها توضح للمتلقي الغرض من كتابة الرسالة، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية والتي تتفق مع غرضك:
| للشكر | أشكرك على رسالتك بخصوص … | Thank you for your email/letter about |
| لطلب مزيداً من المعلومات | أكتب هذا لطلب معلومات عن …. | I’m writing to request information about |
| للإبلاغ عن شيء | أكتب هذا لإحاطتكم علماً عن … | This is to inform you about |
| للشكوى | أكتب هذا شاكياً من …. | I’m writing to complain about |
| للاعتذار | أكتب هذا معتذراً عن …. | I’m writing to apologize about |
| للتوضيح | بالإشارة إلى خطابكم/ايميلكم السابق عن … | With reference to your letter/email about |
| للتهنئة | اسمح لي بأن أوجه لكم التهنئة على …. | Let me congratulate you on |
ما هي اهم الاختصارات التي تستخدم بكثرة في الرسائل الرسمية
كمعلومة إضافية، إليك أهم الاختصارات التي يمكن أن تصادفها في الرسائل الرسمية مع توضيح معناها:
| تعني (في أسرع وقت) | as soon as possible | Asap |
| تعني (المرفقات) حينما ترفق شيء مع الرسالة | enclosure | Enc |
| تعني (ملحوظة) | postscript | Ps |
| تعني (بالنيابة عن) حينما توقع الرسالة نيابة عن شخص مسؤول | per procurationem | Pp |
| تعني (من فضلك وافينا بالرد) | please reply | RSVP |
| تعني (لمعلوماتك) حينما تزود شخص بمعلومات عن شيء ما | for your information | FYI |
| تعني (لعناية فلان/فلانة) حينما ترسل رسالة إلى جهة وتخصص الشخص المطلوب باستلامها | for the attention of | FAO |
كيف تكتب ايميل طلب او ما يسمى request email
- يمكنك بدء البريد الإلكتروني أو الرسالة من خلال توضيح ما تكتب عنه (الموضوع / الموضوع) والغرض من البريد الإلكتروني (أي تريد أن تسألهم بعض الأسئلة أو عن شيء ما).
- ثم في القسم التالي ، تطرح عليهم الأسئلة أو الطلبات.
- وأخيرًا ، في القسم الأخير ، تنتهي من البريد الإلكتروني بالقول عندما تطلب المعلومات أو الأشياء من خلال وشكرهم مقدمًا على فعل ما طلبته
كيف تكتب ايميل اعلامي او ما يسمى Informative email
- اكتب سطر موضوع ذي مغزى.
- حافظ على تركيز الرسالة.
- تجنب المرفقات.
- عرّف عن نفسك بوضوح.
- كن طيبا. لا تشتعل.
- صحح أخطاء الطباعة الاملائية.
- لا تفترض الخصوصية.
- ميز بين المواقف الرسمية وغير الرسمية.
- اجب على الفور عند قراءتك الايميل.
- اظهر الاحترام وضبط النفس
كيف تكتب ايميلات الموافقة والاتفاقيات agreement emails
- خطابات الاتفاقية عبارة عن خطابات قصيرة لا تعبر عن أكثر من مجرد موافقة أو اتفاق بشأن قضية ما. لذلك ، تذكر دائمًا أن تكون نغمة رسالتك رسمية وعملية وقصيرة.
- اذكر أي أفكار أو اقتراحات قد تكون لديك فيما يتعلق بالقضية التي أعربت عن موافقتك عليها. سيساعد هذا متلقي الرسالة على الشعور بالتأكد من موافقتك الصادقة.
- الآن بعد أن أعربت عن موافقتك ، اذكر أيضًا أي مشاكل متوقعة في المستقبل أو أي تطورات جديدة قد تضطر إلى التخطيط لها.
- أوضح من جانبك أنك على استعداد للمساهمة في التعاون مع هذا المشروع
كيف تكتب ايميلات الرد والاجابات في اللغة الإنكليزية Response emails
- كن واضحاً ومباشراً في ايميلاتك وتجنب ان تكون مبهماً وغامضاً
- ارسل ايميلاتك من شخص الى شخص آخر ولا ترسل لعدة اشخاص اثناء اجابتك على سؤال احدهم فقط
- اجعل ايميلك قصيراً، مختصراً، ولطيفاً
كيف تكتب الفقرة الختامية من الايميل
هي أخر فقرة من فقرات الرسالة، وتأتي قبل التحية الختامية، وبها توضح ال call to action أي رد الفعل الذي تطلبه من المتلقي، ويمكنك استخدام أي من العبارات التالية على حسب غرضك من الرسالة:
| أتطلع لردك في القريب العاجل …. | I look forward to hearing from you sooner |
| نثمن بشدة ردكم السريع …. | Your quick response is highly appreciated |
| أتوقع رداً منكم بتاريخ …. | I expect you reply by |
| أرجو مقابلتكم …. | I’m looking forward to meeting you |
| أتوقع ردكم في الوقت الذي يناسبكم … | I hope to hear from you at your earliest convenience |
كيف تكتب ايميل شكر في اللغة الإنكليزية Thank you emails
في البداية دعني اذكر لك العبارات التي تعبر عن الشكر
| أدين لك بواحدة | I owe you one |
| شكراً جزيلاً | Thanks a bunch |
| شكراً كثيراً | Thanks a lot |
| شكراً مليون مرة (ألف شكر كما باللهجة المصرية) | Thanks a million |
| أُقدّر لك ذلك | I really appreciate it |
| كلمات الشكر لا تكفي (لا توفيك حقك) | I can’t thank you enough |
| أنا ممتن لك (ممنون جداً) | I’m really grateful |
والعبارات التي تعبر عن الرد على الشكر (مثل: عفواً)
| على الإطلاق (لا داعي لشكري) | Not at all |
| على الرحب والسعة | You’re welcome |
| إنه لأمر بسيط للغاية | it’s no bother at all |
| لا داع لشكري | Don’t mention it |
| هذا أقل ما يمكنني فعله | It was the least I could do |
| مسرور بمساعدتي إياك | Glad to help |
اما عن شكل قالب الايميل فهو كالتالي:
- خاطب الشخص بشكل مناسب. في بداية الرسالة ، خاطب الشخص بتحية مناسبة ، مثل “عزيزي السيد …
- قل شكرا. …
- أعط (بعض) التفاصيل. …
- قل شكرا مرة أخرى. …
- اضف توقيعك الشخصي
- أرسلها في أقرب وقت ممكن. …
- كن إيجابيا ولكن صادق. …
- إضفاء الطابع الشخصي على كل ايميل.
نصائح إضافية مفيدة:
- يجب أن تكون خانة الموضوع واضحة وموجزة.
- افهم الفرق بين Cc “نسخة كربونية” و Bcc “نسخة كربونية عمياء“:
المقصود بكلمة “CC” هو نسخة كربونية، داخل هذا الحقل يمكن كتابة عناوين بريدية بهدف إرسال نفس الرسالة إلى المذكورين في الحقل، من الأفضل أن تذكر في الرسالة الإلكترونية أنك سترسل نسخة كربونية إلى شخص بعينه. أما “BCC” فهي “نسخة كربونية عمياء” ومعنى كلمة عمياء أنه يتم إضافة عناوين بريدية أيضاً من أجل إرسال نفس الرسالة لهم، ولكن هذه العناوين لا تظهر للآخرين. وذلك عكس “CC” التي يمكن للمستخدمين الآخرين معرفة من تم إرسال الرسالة لهم.
- كن حذرًا جدًا في اختيار “الرد” أو “الرد على الكل“. إذا قمت باختيار الرد على الكل، فإن جميع المذكرون في الرسالة سيرون هذا الرد.
- تحقق من أي مرفقات قبل الضغط على “إرسال”، وها هو تعبير جيد يمكنك استخدامه “برجاء تفضل مرفق …”
‘Please find attached …’
- بعض التعبيرات الرائعة الأخرى “إنني أقوم بإرسال …” و “الرجاء عدم التردد في التواصل بي“.
- كن مهذبا. تجنب الكثير من الفكاهة أو السخرية. فهذا يمكن أن يساء فهمه بسهولة.
- وتذكر أن الرموز التعبيرية مناسبة فقط للرسائل الإلكترونية غير الرسمية.
- الاهتمام الإطار العام للبريد الإليكتروني وتنسيق الكتابة:
وذلك من خلال استخدام حجم ونوع ولون الخط المناسب، ومن الأفضل ألا تستخدم أي خلفية ملونة، وإن كان لابد من استخدام خلفية، فمن الأفضل ألا تستخدم المبهرة أو الغامقة حتى لا يبدو البريد الإلكتروني كئيباً وصعب القراءة على عين القارئ.
امثلة عن ايميلات في اللغة الإنكليزية
مثال عن ايميل مهني
,Dear Mr. Jack
I am writing with regard to the proposed deal with X company. Please find attached my final report. I’ve also attached a separate document with a more detailed financial analysis. Plus, I’ve already forwarded you the latest proposal from X Company. I think that’s all you need for now
.I’m Cc-ing Sheila, as she will need to see any comments you have
.Please don’t hesitate to contact me if you have any questions or concerns
,Best regards
Amanda
عزيزي السيد جاك،
أنا أكتب إليك بخصوص الصفقة المقترحة مع شركة .X يرجى الاطلاع علي تقريري النهائي المرفق. لقد قمت أيضًا بإرفاق وثيقة منفصلة بها تحليل مالي أكثر تفصيلاً. بالإضافة إلى ذلك، لقد قمت بالفعل بإرسال أخر اقتراح مقدم من شركة X. أعتقد أن هذا كل ما تحتاجه الآن.
إنني سأرسل نسخة كربونية إضافية إلي شيلا، لأنها سوف تحتاج إلى رؤية أي تعليقات خاصة بك.
من فضلك لا تتردد في الاتصال بي إذا كان لديك أي أسئلة أو تحفظات.
مع أطيب التحيات،
أماندا
مثال عن ايميل يخص اجتماع ما
Dear [name of client],
I’m [your name], and I work in [your position] at [your company]. We’re specialists in [detail activities]. Given that you’re a leading [role of prospect’s company] within our niche, I believe a collaboration would be in both our interests. In particular, you’d benefit from being able to access our consulting team and our award-winning product suite.
I’d like to take this opportunity to invite you for a meeting at [location], at [proposed date and time], when we can discuss this further.
Feel free to suggest another time and location if that doesn’t work for you.
Kind regards,
عزيزي [اسم العميل] ،
أنا [اسمك] ، وأعمل في [منصبك] في [شركتك]. نحن متخصصون في [الأنشطة التفصيلية]. نظرًا لكونك [دورًا رائدًا في شركة العملاء المحتملين] في مكانتنا المتخصصة ، أعتقد أن التعاون سيكون في مصلحتنا. على وجه الخصوص ، ستستفيد من القدرة على الوصول إلى فريقنا الاستشاري ومجموعة منتجاتنا الحائزة على جوائز.
أود أن أغتنم هذه الفرصة لدعوتك لحضور اجتماع في [الموقع] ، في [التاريخ والوقت المقترحين] ، حيث يمكننا مناقشة هذا الأمر بمزيد من التفصيل.
لا تتردد في اقتراح وقت وموقع آخر إذا كان ذلك لا يناسبك.
أطيب التحيات
مثال عن ايميل يخص العطلة والاجازة
تأكد ان يحتوي ايميلك التالي:
- عنوان ، مع تواريخ المغادرة والعودة
- الأشخاص الذين يجب الاتصال بهم في حالة الطوارئ (الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف)
- نقطة الاتصال للاستفسارات غير العاجلة (الاسم والبريد الإلكتروني ورقم الهاتف)
اما مثال عن الايميل فهو كالتالي
[Your Greeting],
Thanks for your email.
I am currently out of the office starting on [date] and returning on [date].
If you need assistance during this time, one of my team members will be able to help. They can be contacted at [phone number] Monday-Friday from 8-5.
For non-urgent inquiries during my absence, you can contact [Name] at [email] or [phone number], and they will be happy to assist.
Best Regards,
[تحيتك] ،
شكرا على رسالة البريد اللإلكترونى.
أنا حاليًا خارج المكتب بدءًا من [التاريخ] وأعود في [التاريخ].
إذا كنت بحاجة إلى مساعدة خلال هذا الوقت ، فسيكون بإمكان أحد أعضاء فريقي المساعدة. يمكن الاتصال بهم على [رقم الهاتف] من الاثنين إلى الجمعة من 8 إلى 5.
للاستفسارات غير العاجلة أثناء غيابي ، يمكنك الاتصال بـ [الاسم] على [البريد الإلكتروني] أو [رقم الهاتف] ، وسيسعدهم تقديم المساعدة.
تحياتي الحارة،
تلك كانت مقالتي لك الخاصة بالبريد الالكتروني والايميلات، أتمنى ان تكون قراءتك ممتعة ومفيدة.